Sichere dir eine Anzahl an Hotelzimmer zu einem fixen Datum für Events, Tagungen oder Kongresse.
3. Einstellung eine Abrufkontingents im MICE Portal
3.1 Du erstellst ein neues Projekt in deinem MICE Portal und bist beim Schritt: Übernachtungen
3.2 Änderung einer bereits bestehenden Zimmeranfrage von Festkontingent auf Abrufkontingent
1. Festkontingent
Ein Festkontingent ist eine feste, von dir als Veranstaltungsplaner, gebuchte Zimmeranzahl, die zu einem gewissen Zeitpunkt mit festgelegten AGBs📄, Stornofristen und Zahlungsweise vereinbart ist.
Eine Stornostaffelung regelt die Fristen bis wann die Gesamtzahl der gebuchten Zimmer oder ein Teil des Zimmerkontingents kostenfrei storniert werden kann.
Vor der Veranstaltung sollte dem Hotel eine Teilnehmerliste für die fest gebuchten Zimmer zugesendet werden.
Eine Rechnung kommt nach der stattgefundenen Veranstaltung zu Stande und wird dem Kunden zugeschickt.
Bitte beachte: Bitte vergiss nicht die Teilnehmerliste dem Dienstleister 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn zuzusenden.
2. Abrufkontingent
Eine Abrufkontingent-Buchung nutzt man, wenn man nicht genau weiß, ob alle Teilnehmer ein Übernachtung benötigen, oder wenn man als Organisator*in nur die Möglichkeit einer Zimmerbuchung für Teilnehmer*innen bereitstellen möchte. Ein Abrufkontingent ist eine Zimmer-Gruppenbuchung in einem Hotel, die automatisch am vereinbarten Abrufdatum erlischt, alle bis zum Datum nicht abgerufenen Zimmer nimmt der Anbieter ohne Stornierungskosten zurück. Deshalb muss immer ein festes Datum für den automatischen Verfall des reservierten Zimmerkontingents mit dem Hotel vereinbart werden. Teilnehmer können dann bis zum vereinbarten Abrufdatum, die Zimmer einzeln unter einem Stichwort abrufen. Alle nicht abgerufenen Zimmer werden nach Ablauf des Abrufdatums automatisch storniert. Abrufdatum und Abrufstichwort der Zimmer müssen mit dem Anbieter vereinbart werden. Ab sofort kannst du das Abrufkontingent über deinen Planungsassistenten nutzen!
Du reservierst in einem Hotel eine gewisse Anzahl von Zimmern, diese werden bis zu einem bestimmten, vorher festgelegten Datum für dich reserviert.
In der Regel liegt dieser Zeitraum 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn, dies kann jedoch mit dem Hotel individuell verhandelt werden. Anschließend werden die Zimmer direkt von den Teilnehmenden unter einem Stichwort abgerufen.
Dieses Kontingent kann innerhalb der Frist kostenfrei abgesagt werden und die nicht abgerufenen Zimmer gehen automatisch in den freien Verkauf des Hotels zurück.
Zwischen dem Hotel und einer Person, die ein Zimmer aus dem Kontingent abruft, kommt ein individueller Reservierungsvertrag zustande.
Der Kunde bucht das Zimmer in der Regel mit Angabe seiner Kreditkartennummer zur Garantie und bezahlt dies direkt vor Ort im Hotel.
Unser Tipp: Du kannst in deinem MICE Portal bereits bei Erstellung des Projekts festlegen, wenn du ein Abrufkontingent benötigst. Wie das geht zeigen wir dir im nächsten Schritt. Das Hotel wird dir im Angebot die Abruffrist der Zimmer nennen und das Stichwort unter dem die Zimmer abgerufen werden können.
3. Einstellen eines Abrufkontingents im MICE Portal
3.1 Du erstellst ein neues Projekt in deinem MICE Portal und bist beim Schritt: Übernachtungen
Du kannst bereits bei der Projekterstellung festlegen, ob du ein Abrufkontingent anfragen möchtest, indem du bei der Anfrage deiner Übernachtungen den entsprechenden Haken setzt. Wird der Haken nicht gesetzt, fragst du automatisch deine Zimmer als Festkontingent beim Hotel an.
- Erstelle im Planungsassistenten dein Projekt
- Lege deine Eventdetails fest
- Wähle die Anzahl deiner Übernachtungen aus, sowie den Zimmertyp
- Klicke auf das "Kästchen" Abrufkontingent
Hinweis: Der Anbieter erhält automatisch bei deiner Anfrage den Hinweis auf das Abrufkontingent und muss dir über Pflichtfelder ein Verfallsdatum und Stichwort nennen.
Gerne kannst du deine Wünsche mit dem Anbieter individuell verhandeln. Deine Wünsche kannst du gerne im Kommentarfeld vermerken.
Hier kannst du die Angebotsabgabe aus Sicht des Anbieters sehen mit den Pflichtfeldern Abruffrist und Abrufstichwort.
So sieht dein Angebot aus:
3.2 Änderung einer bereits bestehenden Zimmeranfrage von Festkontingent auf Abrufkontingent
- Öffne das gewünschte Projekt.
- Scrolle bis unterhalb der Eckdaten deiner Veranstaltung oder Zimmeranfrage.
- Klicke auf "Anforderungen verändern".
- Hier öffnet sich die Übersicht deiner Veranstaltungsfrage.
- Öffne in der entsprechenden Spalte die Anzahl deiner Zimmer und hake Abrufkontingent an.
- Die Änderung deiner Anfrage von Fest - auf Abrufkontingent musst du dann noch an das Hotel versenden.
Das Hotel erstellt dann ein neues Angebot unter Angabe der Ablauffrist und dem Abrufstichwort ein.
Hinweis: Sollte das Hotel bereits ein Angebot als Festkontingent erstellt haben, empfehlen wir vorab mit dem Hotel zu klären, ob eine Änderung auf Abrufkontingent möglich ist.
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