Checkliste für Veranstaltungen ab 200 Teilnehmern

In diesem Artikel erläutern wir kurz die wichtigsten Aspekte, die bei der Planung von Groß-Veranstaltungen zu beachten sind.

1. Erstellung eines Sicherheitskonzepts

2. Sanitätsbetreuung

3. Ordnungsdienste

4. Genehmigungen einholen

5. Abgaben und Steuern

6. Foto und Bildrechte

7. Versicherungen zur Risikominimierung

Bei Großveranstaltungen müssen oftmals mehrere Eventbausteine wie Plenum, Gruppenräume, Übernachtungen, Abendprogramm oder Transferleistungen organisiert werden. Für die Sicherheit der Teilnehmer einer Veranstaltung ist der Veranstalter verantwortlich, die Anforderungen dafür regelt die Versammlungsstättenverordnung jedes Bundeslandes.

Zusätzlich gilt, dass der Veranstalter:

sich zu der behördlichen Freigabe von Versammlungsstätten selbst informieren muss.
im Einzelfall haftbar gemacht werden kann.
zur Abführung von Abgaben und Steuern verpflichtet ist.

1. Erstellung eines Sicherheitskonzepts (je nach Location und Teilnehmerzahl)

Basisdokumente:

Bestuhlungsplan
Fluchtwegekonzept

Bei Events, die in Hotels und Event-Locations stattfinden, gibt es in der Regel bereits ein behördlich abgenommenes Sicherheitskonzept inkl. Bestuhlungsplan. Fordere dies gern an!
Alternativ kannst du dies selbst bei der Örtlichen Feuerwehr abnehmen lassen.

2. Sanitätsbetreuung

Ohne eindeutige Regelung durch die Versammlungsverordnungen. Mögliche Dienste wären: DRK, ASB, Johanniter, Private Rettungsdienstanbieter der Region.

Ab 200 Teilnehmern: 1 Ersthelfer mit Signal-Warnweste im Informationsbereich zu platzieren.
Ab 500 Teilnehmern: 1 Rettungssanitäter mit Erste-Hilfe Rettungsequipment.
Ab 5000 Teilnehmern: Platzierung eines Rettungs-Sanitätswagens

3. Ordnungsdienste

Ohne eindeutige Regelung durch die Versammlungsverordnungen. Die Faustformel lautet: pro 100 Teilnehmer = 1 Ordnungsdienst. Ordnungsdienste stellen die Einhaltung des

Sicherheitskonzeptes sicher, u.a. Kontrolle der Ein- u. Ausgänge und der maximal zugelassenen Besucherzahl, Freihaltung der Fluchtwege, Sicherheitsdurchsagen, Durchführung einer Evakuierung.

Übergib zur optimalen Vorbereitung Sicherheitskonzept und Bestuhlungspläne vorab an das ausgewählte Sicherheitsunternehmen. Achtung: Die Anzahl der Ordnungsdienste ist abhängig von den Bedingungen des Veranstaltungsortes, bspw. Anzahl der Ein- und Ausgänge.

4. Genehmigungen einholen

Feiern und Versammlungen auf öffentlichen Plätzen müssen vorab von den entsprechenden Ämtern (u.a. Kreisverwaltungsreferat, Ordnungsamt, Bürgeramt) genehmigt werden.
Genehmigung und Abnahme für das Aufbauen von Zelten oder fliegende Bauten erteilt das Örtliche Bauamt.
Verkehrsabsperrungen, Parkplätze und Drehgenehmigungen erfolgen durch die Polizei.

5. Abgaben und Steuern

Bei Wiedergabe von Musikstücken (bspw. Spielen von Musikstücken, Live Band, DJ, Hintergrundmusik, Jingles), die keine Eigenkompositionen sind, ist der Veranstalter verpflichtet, Wiedergabegebühren an die GEMA📄 abzuführen.

Die Playlist muss vor Veranstaltungsbeginn bei der GEMA zur Berechnung der Gebühren eingereicht werden.

Ein jährlich festgelegter prozentualer Betrag von der Gage des Künstlers muss an die Künstler Sozialkasse (KSK) abgeführt werden.
Bei Künstlern, die ihren überwiegenden Wohnsitz im Ausland haben, ist der Veranstalter verpflichtet, die Ausländersteuer (15% der Gage) an das Finanzamt abzuführen. Er kann dafür haftbar gemacht werden.

6. Foto und Bildrechte

Bildrechte gehören zu den Persönlichkeitsrechten jeder Person. Man unterscheidet zum einen die Panoramafreiheit bei Gruppenaufnahmen in der Öffentlichkeit, auf denen die Gesichter nicht eindeutig erkennbar sind und zum anderen Aufnahmen in geschlossenen Räumen.

Bei Fotos oder Videos im geschlossenen Raum hole Dir die schriftliche Erlaubnis der Personen, die erkennbar sind, ein.

7. Versicherungen zur Risikominimierung

Veranstalterhaftpflichtversicherung: Die Betriebshaftpflichtversicherung beinhaltet den Versicherungsschutz von Betriebsangehörigen auch bei einer Veranstaltung. Die Veranstalterhaftpflicht ist deshalb zum Schutz von Risiken externer Teilnehmer wichtig. Prüfe, ob externe Gäste teilnehmen. Nur für diese Gruppe sollte die Veranstalterhaftpflichtversicherung abgeschlossen werden. In vielen Unternehmen wurde pauschal eine Veranstalterhaftpflichtversicherung bereits abgeschlossen.

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