Wie läuft die Vereinbarung von Zahlungsmodalitäten zwischen Anbieter und Kunde im MICE Portal ab?
Als Anbieter möchtest du mit deinem Kunden abweichende Zahlungsmodalitäten, Deposit Zahlung oder eine Zahlungsgarantie vereinbaren. Es kann Gründe geben, dass entgegen der AEB des Kunden eine anderslautende Vereinbarung zu den Zahlungsmodalitäten getroffen werden soll. Wenn du mit diesem Kunden keine Rahmenvereinbarung bereits im Vorfeld getroffen hast, kannst du mit deinem Kunden eine anderslautende Regelung vereinbaren, soweit dieser damit einverstanden ist, wird diese Vereinbarung über das Kommentarfeld bei der Angebotsabgabe festgehalten und wird dann, bei Angebotsannahme durch den Kunden, ein Vertragsbestandteil.
Im Kommentarfeld des Angebots hast du als Anbieter die Möglichkeit Hinweise bezüglich der Zahlungsmodalitäten zu hinterlegen, die Bestandteil des Vertrags werden, wenn der Vertragsunterzeichner damit einverstanden ist. Hinweise zu einer Depositzahlung, Vorauszahlung oder Kreditkartengarantie kannst du, wie oben beschrieben, im Bemerkungsfeld des Angebots hinterlegen. Bitte kläre mit dem Vertragsunterzeichner, vor der Buchung im MICE Portal, die Zahlungsmodalitäten.
Unser Tipp: Prüfe bitte, ob eine Zahlungsgarantie per Kreditkarte zur Sicherung der Buchung nicht ausreichend ist. Falls du eine Deposit- oder Vorauszahlung vereinbarst, erstelle bitte eine mehrwertsteuerpflichtige Teilzahlungsrechnung und sende dies, wie in den Zahlungsmodalitäten im MICE Portal beschrieben, an den Kunden oder an accounting@miceportal.com . Ohne Rechnung kann keine Vorauszahlung erfolgen.
Insbesondere im Ausland bestehst du als Anbieter auf eine Zahlungsgarantie über Kreditkarte und akzeptierst meistens keine Zahlung auf Rechnung.
Unser Tipp: Einige dich mit dem Vertragsunterzeichner auf eine Garantie über eine Firmenkreditkarte. Bei allen Unternehmen, die MICE Portal mit der Rechnungsabwicklung beauftragt haben, erstellt unser Accounting eine virtuelle Kreditkartennummer zur Garantie der Buchung. Weiter Informationen siehe unter 1. Zahlungsgarantie.
3. Informationen für MICE Portal Air Plus Kunden
1. Zahlungsgarantie
- Die schnellste und unkomplizierteste Form der Vereinbarung im Vertrag ist die Zahlungsgarantie.
- Oftmals benötigen die Anbieter einfach nur eine Kreditkarte zur Garantie der Buchung.
- Die Abbuchung des Gesamtbetrags erfolgt erst bei der finalen Rechnungsstellung nach Veranstaltungsende. Dies bedeutet, dass nur eine Gesamtrechnung nach Veranstaltungsende erstellt wird.
- Der Anbieter blockt lediglich den vereinbarten Anzahlungsbetrag auf der Kreditkarte zur Garantie und hat damit die Sicherheit, das der Betrag auf der Kreditkarte für den Anbieter reserviert ist. (Bonitätsprüfung für den Anbieter)
Unser Tipp: Blocke Dir auf der Firmenkreditkarte zu deiner Sicherheit einen Garantiebetrag. Die Abbuchung erfolgt mit finaler Rechnungsstellung in einer Summe. Deine Buchhaltung erstellt nur eine Rechnung!
2. Depositzahlung
- Bei einer Depositzahlung handelt es sich um eine Anzahlung die innerhalb der im Vertrag vereinbarten Frist an den Anbieter gezahlt werden muss.
- Der Anbieter erstellt eine Rechnung in Höhe des vereinbarten Anzahlungsbetrags, der dann von der Kreditkarte abgebucht wird oder innerhalb Deutschlands auch per Überweisung an den Anbieter bezahlt wird.
Hinweis: Pro-Forma Rechnungen werden zur Zahlung einer Leistung vom MICE Portal nicht akzeptiert. Pro Forma ist keine Rechnung im steuerlichen Sinne, sondern lediglich ein Leistungsbeleg.
Nachteil: Es werden mindestens zwei Rechnungen erstellt, eine Anzahlungsrechnung und eine finale Rechnung. Sowohl der Vertragsunterzeichner hat einen Mehraufwand und auch du. Es müssen zwei Rechnungen erstellt, geprüft und bezahlt werden.
3. Informationen für MICE Portal Air Plus Kunden
- Für internationale Buchungen erstellt unsere MICE Portal Buchhaltung eine virtuelle Kreditkarte zur Garantie, die auch zur Abbuchung des autorisierten Betrags gültig ist und übermittelt diese virtuelle Nummer an den Anbieter.
- Die schnellste und einfachste Abwicklung ist die Zahlungsgarantie.
- Bitte beachte das du über eine virtuelle Kreditkarten nur abbuchen kannst, wenn du beim Terminalanbieter mit Merchant Typ MCC 7011 gelistet bist. Hotels, Restaurantanbieter und Transferdienstleister sind gelistet. Solltest du noch nicht gelistet sein musst du dich um eine Listung bei Air Plus selbst kümmern.
- Solltest du auf eine Anzahlung, das sogenannte Deposit bestehen, erstelle bitte eine Depositrechnung und sende diese an den Vertragsunterzeichner. Pro- Forma Rechnungen darf unsere Buchhaltung nicht akzeptieren, weil diese nicht zum Abzug der Vorsteuer dient und nicht die gesetzlichen Kriterien einer Rechnung aufweisen.
Hinweis: Unsere Buchhaltung erstellt ohne Rechnung keine virtuelle Kreditkarte zur Zahlung einer Depositrechnung. Ohne Rechnung darf nur die Zahlungsgarantie erstellt werden.
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