Wie funktioniert die IST-Kosten Erfassung?

Zur Optimierung der Rechnungsbearbeitung werden nach jeder Veranstaltung die tatsächlich angefallenen Kosten digital erfasst, um eine schnelle Bezahlung zu garantieren

1. Warum ist die Ist-Kosten Abgabe wichtig?

Die IST-Kosten Erfassung erfolgt nach Veranstaltungsende durch Eingabe der Rechnungsdaten durch den Leistungserbringer. Die Daten dienen für ein rasches Rechnungsclearing und eine optimierte Erfassung der Rechnungsdaten. Nach dem Rechnungsclearing werden die Rechnungsdaten je nach Kundenvorgaben an den vorgegebenen Eingangsrechnungsworkflow übermittelt oder, je nach Kunden Vorgaben, an einen Bezahldienstleister seiner Wahl. In der Regel ist dies der Anbieter, Lufthansa AirPlus. Es gibt zwei bedeutende Gründe dafür:

Kunde und Anbieter sparen sich die Zeit, das Clearing vor der faktischen Rechnungsstellung zu klären, um die Bezahlung schneller einzuleiten.
Die Daten werden digital erfasst und können von beiden Parteien jederzeit eingesehen werden, so kann der Prozess der Rechnungsbearbeitung jederzeit eingesehen werden.

Hinweis für Leistungserbringer!

Bitte geben Sie bei der IST-Kosten Erfassung die Leistungspositionen mit der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer einzeln an. Dies gilt besonders für F&B-Leistungen im Rahmen der Konferenzpauschalen, auch diese müssen als separate Leistungsposition und Steuersatz angegeben werden. Nur dann erfüllt die Rechnung auch den gesetzlichen Vorgaben und kann den Rechnungsfreigabe-Workflow durchlaufen.

2. Abgabe

Nach Ende der Veranstaltung wird eine E-Mail für die Abgabe der IST-Kosten versandt. In dieser E-Mail befindet sich ein Link, der direkt zur Abgabe-Seite führt. Die Abgabe erfolgt ähnlich wie die eines Angebotes. Ein wichtiger Unterschied ist hier, dass es nun auch möglich ist die tatsächliche Anzahl der jeweiligen Leistungen einzutragen, zusätzlich zum Preis.

E-Mail:

Startseite:

Abgabe:

Am Ende der Abgabe-Seite ist es ebenfalls möglich eine Rechnungskopie hochzuladen oder Anmerkungen zu hinterlegen.

Bitte beachte: Bei Abgabe der IST-Kosten gibt es keine automatisierte Bestätigungs-E-Mail o.Ä.

Versuche immer möglichst zeitnah nach Abschluss der Veranstaltung die IST-Kosten anzugeben. Der Ablauf der Rechnungserstellung vom MICE Portal hängt nicht hiervon ab und läuft wie gewohnt weiter. Sollte eine Rechnung bereits erstellt worden sein, können keine IST-Kosten mehr erfasst werden. Dann erscheint bei Aufrufen der Seite folgende Fehlermeldung:

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