Der Ratefinder ist ein Ausschreibungstool im MICE Portal, mit dem Vertragsraten verhandelt und Rahmenverträge mit Anbietern geschlossen werden.
Strategischer Einkäufer von Unternehmen möchten mit Hotels, die in der Nähe der Firmenniederlassungen sind, oder die aus strategischen Gründen gebucht werden sollen, Zimmerraten und Preise für Tagungspauschalen verhandeln. Ziel ist es dabei Kosten besser kalkulieren zu können, und eigene AEB mit den Anbietern zu vereinbaren. Veranstaltungsplaner haben dann die Möglichkeit Rahmenvertragshotels oder Preferred Partner Hotels in ihrem MICE Portal präferiert zu den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens zu buchen.
1. Vorteile des MICE Portal Ratefinder Tools
2. Vorgehensweise einer Ratefinder Ausschreibung
3. Erkennen von Rahmenvertragshotels und Preferred Partner Hotels
4. Beauftragung einer Ratefinder Ausschreibung
1. Vorteile des MICE Portal Ratefinder Tools
Als strategischer Einkäufer ist es entscheidend, feste Preise für Zimmer- und Tagungspauschalen mit Hotels in der Nähe unserer Standorte zu verhandeln, um Kosten zu kalkulieren und Bucher zu verpflichten. Der Ratefinder ermöglicht gebündelte Verhandlungen ohne individuellen Kontakt zu Dienstleistern und liefert zuverlässige Zahlen für Preisvergleiche. Rahmenvertragshotels werden deutlich gekennzeichnet und eine zentrale Ausschreibung ermöglicht, dass alle ausgewählten Hotels gleichzeitig mit einheitlichen Leistungen angeschrieben werden. Schnelles Nachverhandeln von Raten und Flexibilität bei der Preisgestaltung sind Schlüsselfaktoren für kosteneffiziente Veranstaltungen.
- Prozessoptimierung (spart Zeit und Administration)
- Bündelt alle Verhandlungen mit dem Dienstleister
- Rahmenvertragshotels und Preferred Partner Hotels sind leicht erkennbar
- Optimale Übersicht des Ausschreibungsstatus und der Angebote mit Wert-Grenzen und Filtern
- Komfortables Verhandeln und unkomplizierte Kommunikation mit den Dienstleistern
- Abbildung der Rahmenvertragslaufzeit und Darstellung gültiger Raten im Einkaufsprozess
- automatische Nutzung deiner eigenen AEBs
- verlässliche Zahlen zum Vergleichen
- Ausweis der Verhandlungserfolge
- schnelles und unkompliziertes Nachverhandeln
- Technischer Support
- Nutzung eines modernen RFP-Tools, das immer auf dem neuesten Stand ist
2. Vorgehensweise einer Ratefinder Ausschreibung
Bei der Verhandlung werden Anbieter gebeten einen Preis für angefragte Leistungen in einem RFP Ausschreibungsformular anzubieten. Dabei gibt es folgende Optionen:
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Feste Preisangabe: Der Anbieter trägt einen Preis mit maximal 2 Dezimalstellen nach dem Komma ein. Dieser Preis wird im Einkaufsprozess dem Anbieter vorgeblendet und kann nicht überboten werden. Diese Option ermöglicht eine klare und verbindliche Preisfestlegung.
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Kostenfreiheit: Der Anbieter trägt die Ziffer 0 ein, was bedeutet, dass diese Leistung kostenfrei ist. Möglicherweise hat der Anbieter diese Kosten bereits in einen anderen Kostenbaustein implementiert. Diese Option bietet Transparenz bezüglich kostenloser Dienstleistungen.
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Offenes Preisfeld: Der Anbieter lässt das Preisfeld frei, was bedeutet, dass er keinen festen Preis angibt. In diesem Fall kann der Anbieter später im Angebotserstellungsprozess im Einkaufsvorgang jede beliebige Zahl eingeben. Diese Flexibilität ermöglicht es dem Anbieter, Preise entsprechend den Verhandlungen anzupassen.
Die Vielfalt dieser Optionen erlaubt es Anbietern, ihre Preise auf unterschiedliche Weisen anzugeben und flexibel auf die Bedürfnisse der Ausschreibung und Verhandlung zu reagieren. Dies trägt zur Effizienz und Genauigkeit des gesamten Einkaufsprozesses bei.
3. Erkennen von Rahmenvertragshotels und Preferred Partner Hotels
In unserer Datenbank wird eine übersichtliche Darstellung verwendet, um Rahmenvertragshotels ud Preferred Partner Hotels direkt erkennen zu können. Diese Hotels sind speziell mit einem Banner rechts oben im Bild gekennzeichnet, auf dem "Partner" steht. So kannst du schnell und einfach erkennen, welche Häuser dazu gehören.
Zusätzlich hast du bei Rahmenvertragshotels einen weiteren Vorteil: Die vereinbarte Zimmerrate wird direkt in der Übersicht mit eingeblendet. Diese transparente Darstellung ermöglicht fundierte Entscheidungen zu treffen und die besten verfügbaren Angebote zu nutzen.
4. Beauftragung einer Ratefinder Ausschreibung
Nach einem gemeinsamen Termin zur Bestandsaufnahme kann der Leistungsumfang ermittelt und das Angebot erstellt werden. Wenn alle erforderlichen Informationen vorliegen, ist der Ratefinder innerhalb von 14 Tagen versandfertig bereitgestellt.
Bei der Nutzung des Ratefinders werden Anbieter gebeten, Preise für angefragte Leistungen in einem RFP-Ausschreibungsformular anzubieten. Dabei stehen dem Anbieter verschiedene Optionen zur Verfügung: Er kann einen Preis mit maximal 2 Dezimalstellen nach dem Komma eintragen, welcher dann im Einkaufsprozess festgelegt wird und nicht überboten werden kann. Alternativ kann der Anbieter die Ziffer 0 eintragen, um anzuzeigen, dass die Leistung kostenfrei ist oder die Kosten möglicherweise in einem anderen Kostenbaustein enthalten sind. Schließlich besteht auch die Möglichkeit, das Preisfeld leer zu lassen, wodurch der Anbieter später im Einkaufsvorgang jede beliebige Zahl eintragen kann.
Der Vertragsschluss erfolgt digital, und Ihre Ausschreibung bleibt für ein bis zwei Jahre offen, während Sie gleichzeitig technischen Support und regelmäßige Updates erhalten.
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