Wenn die Urlaubszeit beginnt, stellt sich für viele Veranstaltungsplaner die Frage, was mit noch nicht abgeschlossenen Projekten passiert. Hier gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.
1. Einrichten einer Urlaubsvertretung (betrifft alle Projekte)
2. Delegation eines Projektes (betrifft ausgewählte Projekte)
1. Einrichten einer Urlaubsvertretung (betrifft alle Projekte)
Bei der Einstellung einer Urlaubsvertretung werden alle E-Mails, die für all deine Projekte aus dem System gesendet werden, an die Urlaubsvertretung weitergeleitet.
Du selbst erhältst keine E-Mail-Benachrichtigungen in dieser Zeit. Dies betrifft z.B. E-Mails zu eingegangenen Angeboten, Absagen, Buchungsbestätigungen usw.
Bitte beachte: Im Projekt bleibst Du als Bearbeiter genannt und für die Dienstleister als Kontaktperson angezeigt.
Eine Urlaubsvertretung kannst Du nur auswählen, wenn ihr gemeinsam in einer sogenannten Benutzergruppe seid. Die Urlaubsvertretung kann auch nur dann die Projekte aktiv bearbeiten.
Unser Tipp: Die Einrichtung einer Urlaubsvertretung empfiehlt sich vor allem für Projekte, die schon gebucht sind aber noch nicht stattgefunden haben. So stellst Du sicher, dass z.B. Nachrichten der Dienstleister während deiner Abwesenheit gelesen werden.
Vorgehensweise:
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Logge dich im Portal ein
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Klicke oben rechts unter deinem Namen auf „Einstellungen“
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Scrolle ganz nach unten
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Wähle die Vertretung aus
Bitte beachte: Vergiss nicht, nach deiner Rückkehr die eingetragene Urlaubsvertretung wieder aktiv herausnehmen.
2. Delegation eines Projektes (betrifft ausgewählte Projekte)
Bei der Delegation ordnest Du einzelne Projekt einem Kollegen als Bearbeiter zu. Dieser wird dann auch als Kontaktperson angezeigt und erhält die kompletten Bearbeiter-Rechte.
Auch hierfür müsst ihr euch in derselben Benutzergruppe befinden.
Unser Tipp: Da der neue Bearbeiter die vollen Bearbeiter-Rechte erhält, empfiehlt sich diese Vorgehensweise z.B. für Projekte, die noch nicht gebucht sind oder wenn Du weißt, dass während deiner Abwesenheit noch Änderungen vorgenommen werden müssen.
Vorgehensweise:
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Logge dich im Portal ein
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Wähle über der Projektübersicht das jeweilige Projekt aus
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Klicke oben unter den Stammdaten auf den Button „Delegieren“
- Wähle den neuen Bearbeiter aus
Bitte beachte: Ist das Projekt delegiert, siehst Du es u.U. nicht mehr in deiner Projektübersicht und kannst es nicht mehr bearbeiten. Lass dir das Projekt nach deiner Rückkehr wieder zurück delegieren.
Falls dir sowohl bei der Urlaubsvertretung als auch beim Delegieren die gewünschte Person nicht angezeigt wird, kontaktiere uns gerne über den Chat oder per Mail. Wir nehmen die Delegation dann gerne für dich vor.
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