Benutzergruppen und Urlaubsvertretung im MICE Portal

Dein MICE Portal bietet dir die Möglichkeit deine Veranstaltungsprojekte auch im Team zu bearbeiten und eine Urlaubsvertretung einzurichten.

1. Arbeiten im MICE Portal in einer Benutzergruppe

Solltet ihr eure MICE Portal Projekte im Team bearbeiten wollen, muss für diese Gruppe ein Benutzer Account eingerichtet werden. Alle Mitglieder dieser Benutzergruppe haben dann gegenseitig Zugriff auf alle MICE Portal Projekte dieser Gruppe.

Die Erstellung von Benutzergruppen muss beim Support Team des MICE Portals beauftragt werden, um sicherzustellen, dass alle Gruppenmitglieder zustimmen.

Achtung: Es kann immer nur eine Benutzergruppe aktiv sein.

Beispiele für Benutzergruppen:

Du bearbeitest als Event Team Projekte im Team
Du planst als beauftragtes Team Seminarreihen
Du möchtest eine Urlaubsvertretung einstellen

Beantragen einer Benutzergruppe:

Schreibe eine E-Mail an: info@miceportal.com mit der Bitte eine Benutzergruppe zu erstellen
Alle Mitglieder der Benutzergruppe müssen aus Datenschutzgründen in der E-Mail in CC gesetzt sein.

Beachte: Alle Mitglieder der Benutzergruppe können alle Projekte, innerhalb der Gruppe im MICE Portal bearbeiten, sowie Reservierungsverträge schließen und stornieren.

Hinweis: Du kannst auch später noch Mitglieder zu deiner Benutzergruppe hinzufügen oder entfernen. Schreibe dazu wie vorausgehend beschrieben, eine E-Mail an info@miceportal.com.

2. Urlaubsvertretung einrichten

In deinen persönlichen Einstellungen kannst du während deiner Abwesenheit eine Urlaubsvertretung benennen. Diese*r Kollege*in erhält während deines Urlaubs alle Benachrichtigungen zu allen Projekt und kann buchen, Änderungen vornehmen und stornieren.

Hinweis: Voraussetzung für deine Urlaubsvertretung ist, dass du dich mit dem entsprechenden Kollegen*in in einer Benutzergruppe befindest. (siehe Punkt 1)

So richtest du eine Urlaubsvertretung ein:

persönliche Einstellungen öffnen ( links oben über deinen Namen )
ganz nach unten scrollen
Urlaubsvertretung benennen
speichern

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3. Delegation einzelner Projekte

Bei der Delegation ordnest Du einzelne Projekt einem Kollegen als Bearbeiter zu. Dieser wird dann auch als Kontaktperson angezeigt und erhält die kompletten Bearbeiter-Rechte.

Auch hierfür müsst ihr euch in derselben Benutzergruppe befinden.

Unser Tipp: Da der neue Bearbeiter die vollen Bearbeiter-Rechte erhält, empfiehlt sich diese Vorgehensweise z.B. für Projekte, die noch nicht gebucht sind oder wenn Du weißt, dass während deiner Abwesenheit noch Änderungen vorgenommen werden müssen.

Vorgehensweise:

Logge dich im Portal ein
Wähle über der Projektübersicht das jeweilige Projekt aus
Klicke oben unter den Stammdaten auf den Button „Delegieren“
Wähle den neuen Bearbeiter aus

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Bitte beachte: Ist das Projekt delegiert, siehst Du es u.U. nicht mehr in deiner Projektübersicht und kannst es nicht mehr bearbeiten. Lass dir das Projekt nach deiner Rückkehr wieder zurück delegieren.

Weitere Informationen zur Urlaubsvertretung findest Du auch hier:

Urlaubsvertretung im MICE Portal

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