Der Reservierungs- oder Buchungsvertrag wird im MICE Portal zwischen Buchungsteilnehmer und Leistungserbringer digital geschlossen.
1. Anfrage und Angebotsabgabe zu einer Veranstaltung
2. Vertragsabschluss einer Buchung
Eine rechtsverbindliche Buchung bzw. ein rechtsverbindlicher Reservierungsvertrag kommt im MICE Portal zwischen den Vertragsparteien Kunde und Hotel/Eventdienstleister zustande, wenn das Hotel / Eventdienstleister auf Grund der Kundenanfrage ein Angebot erstellt hat und der Kunde dieses Angebot im MICE Portal durch Betätigung des "Buchen-Buttons" angenommen hat.
Hinweis: Der Regierungsvertrag wird ausschließlich zwischen Kunde und Hotel/Eventdienstleister, Anbieter geschlossen. Bei der Kundenanfrage liegen die AGB des kundenspezifischen MICE Portals zu Grunde. Die Vertragsinhalte können durch Anmerkungen im Kommentarfeld sowohl vom Anbieter wie auch vom Kunden ergänzt werden. Diese werden bei Vertragsschluss Teil des Reservierungsvertrags, die AGB des Kunden gelten nachrangig und ergänzend.
Während der Angebotsphase können sowohl Kunde als auch das Hotel über den Kommunikations-Button im MICE Portal auch Dateianhänge austauschen. Dateianhänge sind aber nur dann Vertragsbestandteil, wenn auf diese explizit im Kommentarfeld hingewiesen wurde. Bei der Veranstaltung vor Ort gelten immer die Hausordnung des Gastgebers, sodass Verhaltensregeln nicht über die Akzeptanz der Hotel AGB im Reservierungsvertrag geregelt werden sollten.
Kommunikation an den Dienstleister:
Kommunikation an den Bucher:
Ziel ist es, im Reservierungsvertrag die Leistungen und Preise, sowie, Storno- und Zahlungsbedingungen sowie die Bedingungen des Vertragsschlusses zu regeln, um bei Vertragsschluss bereits Klarheit für die Fälle einer Vertragsänderung oder gar Stornierung geschaffen zu haben. Nach Ende der Veranstaltung gelten die im Reservierungsvertrag vereinbarten Leistungen und Preise als Grundlage für die Rechnungsstellung.
Bitte beachte: Basis und Voraussetzung der Vertragsschließung ist die Akzeptanz des Hotels / Eventdienstleisters der AGB des MICE Portals. Die Anerkennung der Nutzungsbedingungen / AGB des MICE Portals ist die sogenannte Eintrittskarte in das Bieterverfahren des Kunden.
Absprachen mit dem Kunden im Reservierungsvertrag, die Dritte und oder das MICE Portal betreffen, sind nach deutschem Vertragsrecht nichtig. Dies gilt auch für eventuelle Kommissionseinschränkungen, die gerne im Kommentarfeld des Reservierungsvertrags mit dem Kunden platziert werden.
1. Anfrage und Angebotsabgabe zu einer Veranstaltung
Zur Anbahnung eines Buchungsvertrags kann der Kunde eine Buchungsanfrage über das MICE Portal einstellen.
Auf die Buchungsanfrage gibt der Leistungserbringer / Anbieter ein verbindliches Angebot und damit eine optionale Reservierung ab. Diese optionale Reservierung ist bis zum Ende der Optionsfrist für den Anbieter bindend. Eine Änderung der Optionsfrist📄 kann nur nach beidseitigem Einverständnis angepasst werden und muss im MICE Portal erfolgen.
Unser Tipp: Bedarf es noch weiterer Kommunikation oder Absprachen, empfiehlt sich die Kontaktaufnahme über den Nachrichtenversand im MICE Portal 📄. Dies sorgt für eine Dokumentation und einen zentralen Ablageort.
2. Vertragsabschluss einer Buchung
Durch die Annahme der optionalen Reservierung, in Form einer verbindlichen Reservierung durch den Kunden, kommt der Buchungsvertrag oder Reservierungsvertrag zwischen den Vertragsparteien elektronisch zustande.
Bei erfolgreicher Buchung einer Veranstaltung, wird automatisch eine E-Mail mit der Bitte zur elektronischen Bestätigung an den Leistungserbringer versandt. Im gleichen Zug wird mit Annahme des Angebots seitens des Kunden der Reservierungsvertrag (PDF-Format) automatisch erstellt und der Vertrag ist damit rechtsgültig.
Achtung:
Der Reservierungsvertrag ist rechtskräftig geschlossen, wenn der Kunde innerhalb der gültigen Optionsfrist das Angebot angenommen hat.
Ein Anbieter, der darauf besteht, dass außerhalb des MICE Portals noch ein separater Vertrag mit dem Anbieter geschlossen wird, verhält sich gegen die Nutzungsbedingungen im MICE Portal und kann deshalb als Vertragspartner zukünftig aus dem Angebotsprozess des MICE Portals ausgeschlossen werden.
Der Vertragsabschluss im MICE Portal unterliegt den gleichlautenden Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuch (§§ 145 ff.). Die erste erforderliche Willenserklärung ist dabei das Angebot (auch Antrag genannt), die innerhalb der Optionsfrist bindend sein muss. Darauf folgen dann die Willenserklärungen der Annahme des Angebots, oder Zustimmungserklärung bzw. Vertragsannahme.
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