Eine gültige Optionsfrist ist für die Veranstaltungsanfrage, Angebotseinholung und Buchung notwendig.
| 1. Optionsfrist anpassen |
| 2. Dienstleister benachrichtigen |
Was ist eine Optionsfrist? Die Optionsfrist legt den Zeitraum fest, in welchem die Option - beispielsweise die Annahme des Angebotes durch den Kunden - möglich ist. Das heißt, bis zum Ende der Optionsfrist besteht die Möglichkeit das Angebot anzunehmen.
Im MICE Portal hat der Nutzer die Möglichkeit, selbst die Länge der Optionsfrist zu bestimmen. Diese ist bindend für alle Eventdienstleister in einem Projekt. Durch Abgabe eines Angebots akzeptiert der Eventdienstleister die vom Kunden gewählte Optionsfrist und räumt somit einen definierten Zeitraum für die Angebotsannahme ein.
Läuft die Optionsfrist ab und es kam dabei nicht zur Angebotsannahme, sprich Buchung, dann ist die Optionsfrist verfallen und die Angebote sind nicht mehr buchbar. Die Optionsfrist muss bei Hotels und Eventanbietern neu angefragt und bestätigt werden.
Bitte beachte: Wenn in deinem MICE Portal ein Freigabeprozess integriert ist, kann dieser mit abgelaufener Optionsfrist nicht durchgeführt werden.
Die Verlängerung einer Optionsfrist innerhalb einer Freigabe, kann durch den herkömmlichen Prozess angestoßen werden, aber mittels spezieller
Nachrichtenvorlage 📄 "Optionsfrist verlängern (Freigabeprozess)" durchgeführt werden. Die Dienstleister erhalten somit den Grund der Verlängerung (befindet sich im Freigabeprozess) mitgeteilt.
Die Verlängerung deiner Optionsfrist funktioniert wie folgt:
Anpassung der Optionsfrist
- Öffnen der Projektübersicht.
- Öffne zuerst deinen Vorgang.
- Beim Herunterscrollen findest Du deine Optionsfrist.
- Ist diese abgelaufen klicke auf „Optionsfrist ändern“.
- Es öffnet sich ein Feld, in das Du dein gewünschtes Datum eingeben kannst.
- Zur optimalen Übersicht und Eingabe öffnet sich ein Kalender.
- Nach der Eingabe der neuen Optionsfrist wähle„Neue Optionsfrist speichern“ aus.
Wenn Du die Optionsfrist verlängerst, muss der ausgewählte Dienstleister informiert werden.
Der einfachste Weg, die Optionsverlängerung an die Dienstleister zu versenden, ist unmittelbar nach der Änderung der Optionsfrist eine automatisierte Nachricht an die Anbieter zu senden.
Unser Tipp: Wähle ein Datum, das eine längere Zeitspanne beinhaltet.
So hast Du und der Dienstleister genügend Zeit, Angebote abzugeben und anzunehmen bzw. zu bestätigen.
Dienstleister benachrichtigen
Bitte beachte: Den Informationsstatus des Hotels oder der Location siehst Du anhand des Warndreieckes vor dem Namen des Dienstleisters (rotes Warndreieck, Änderung noch nicht verändert, gelbes Warndreieck, Änderung versendet, Rückmeldung des Dienstleisters steht noch aus).
- Klicke in das Kästchen (Checkbox) neben dem Dienstleister um das Hotel auszuwählen.
- Anschließend auf „Kontaktieren“ drücken.
- Es öffnet sich ein Popup, über das du aus vielen Nachrichtenvorlagen auswählen kannst
- In dem zweiten Feld kannst Du dich persönlich an das Hotel richten.
- Hast Du alles ausgewählt, klicke auf ,,Senden“.
Mehrfachauswahl: Wenn bei deinem Projekt mehrere Hotels oder Locations benachrichtigt werden müssen, besteht die Möglichkeit durch Anklicken der Kästchen (Checkboxen) eine Mehrfachauswahl zu treffen. Somit werden alle Dienstleister mit nur einer erstellten Nachricht informiert und es müssen keine einzelnen Nachrichten verfasst werden.
Du hast die Verlängerung der Optionsfrist nun erfolgreich an den/die Dienstleister übermittelt.
Die Änderung muss noch vom Hotel bestätigt werden, da für diesen Zeitraum das Angebot seitens des Hotel oder der Location für dich gehalten wird.
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