Kommunikation mit Dienstleistern

Kommuniziere schnell und einfach in deinem MICE Portal mit allen Dienstleistern Ihres Projektes

1. Nachrichtenversand an Dienstleister
2. Änderung Dienstleister E-Mail-Adresse
3. Nachrichtenvorlage auswählen


Über das MICE Portal kannst Du nicht nur Angebote von Dienstleistern einholen, sondern diese auch bezüglich Fragen zu Angeboten, Optionsfristen oder ähnlichen Anliegen zu deinem Projekt kontaktieren. In Form von E-Mails, die innerhalb des MICE Portals verfasst und versendet werden, hast Du die Möglichkeit mit Dienstleistern in Kontakt zu treten.

Die im Account hinterlegte E-Mail-Adresse wird dabei als Versandadresse benutzt.

Unser Tipp: Dein Nachrichtenverlauf 📄 ist jederzeit für dich einsehbar und revisionssicher im Projekt dokumentiert.

Account Einstellungen beachten: Über die Account-Einstellungen (Bucher und Meetingplanner haben diese Möglichkeit) kann die Benachrichtigung via E-Mail über neue Nachrichten/E-Mails deaktiviert werden.

1. Nachrichtenversand an Dienstleister


Öffnen der Projektübersicht:

  • Öffne zuerst deinen Vorgang.
  • Beim Herunterscrollen findest Du deine ausgewählten Dienstleister.

Dienstleister auswählen:

  • Klicke auf die Checkbox links neben dem Dienstleisternamen, um den gewünschten Dienstleister auszuwählen.

Gut zu wissen: Hier kann auch eine Mehrfachauswahl getroffen werden. Alle ausgewählten Dienstleister bekommen somit damit die gleiche Nachricht (beispielsweise sehr hilfreich bei der Verlängerung der Optionsfrist 📄)

  • Danach klicke auf den Button "Kontaktieren".
  • Es öffnet sich folgendes Fenster "Dienstleister kontaktieren".
  • Wähle eine geeignete Nachrichtenvorlage aus und verfasse dein Anschreiben.
  • Hast Du alles ausgewählt und befüllt, klicke zum Versenden auf "Senden".

Bitte beachte: In der Regel richtet sich deine Anfrage an die im Datenbankeintrag hinterlegte allgemeine E-Mail-Adresse des Dienstleisters.
Du kannst diese über "Bearbeiten" ändern und im Verlauf der Verhandlungen mit deinem persönlichen Ansprechpartner/-in kommunizieren.

2. Änderung der Dienstleister E-Mail-Adresse

  • Klicke auf den gewünschten Dienstleister - Du gelangst auf die Verhandlungsseite.
  • Mit "Bearbeiten" kannst Du deine Versenderadresse bearbeiten.
  • Dabei wird eine "Ersatz E-Mail" Adresse angelegt, die von dir für dieses Projekt verwendet wird.
  • Sobald Du die E-Mail Adresse aktualisiert hast, kommunizierst Du ab sofort an diese Adresse.

3. Nachrichtenvorlage auswählen

Um die Kommunikation zu vereinfachen, stehen bereits Vorlagen zu den geläufigsten Gründen zur Verfügung. Diese können einfach über das Dropdown ausgewählt werden.

  • Nachrichtenvorlage auswählen - es erscheint ein Dropdown-Feld mit mehreren Nachrichtenvorlagen.
  • Daraus kannst Du die passende Nachrichtenvorlage auswählen und, falls gewünscht, über das Feld "Anschreiben" einen individuellen Kommentar an den Dienstleister hinterlassen.

  • Am Ende der Nachricht kannst Du ebenfalls einen Anhang hinzufügen (z.B. für den Versand des Ablaufplans)
  • Hast Du alles ausgewählt, klicke auf "Senden".

Hinweis: Für ein besseres Verständnis, wann welche Nachrichtenvorlagen verwendet werden können, lies auch unseren Artikel Nachrichtenvorlagen 📄.

 

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