Hier findest du Informationen zu Depositzahlung, Buchungsgarantie und abweichenden Zahlungsmodalitäten.
Im Kommentarfeld des Angebots haben Anbieter die Möglichkeit Hinweise bezüglich der Zahlungsmodalitäten zu hinterlegen, die mit deinem Einverständnis bei der Buchung Bestandteil des Vertrags werden. Hinweise zu einer Depositzahlung, Vorauszahlung oder den Wunsch einer Kreditkartengarantie findest du, wie oben beschrieben, im Bemerkungsfeld des Angebots. Bitte kläre mit dem Anbieter, vor der Buchung im MICE Portal, die Zahlungsmodalitäten ab.
Unser Tipp: Kontaktiere den Anbieter telefonisch und bitte ihn, nach Einigung, seinen Kommentar im Angebot, wie vereinbart, zu ändern. Dieser Kommentar wird bei der Buchung ein Vertragsbestandteil.
Insbesondere im Ausland akzeptieren die Anbieter meistens keine Zahlung auf Rechnung und bestehen auf eine Zahlungsabwicklung über Kreditkarte.
Unser Tipp: Vermeide Vorauszahlungen indem du dem Anbieter eine Garantie über eine Firmenkreditkarte anbietest. Bei allen Unternehmen, die das MICE Portal mit der Rechnungsabwicklung beauftragt haben, erstellen wir kostenpflichtig eine virtuelle Kreditkartennummer zur Garantie der Buchung. Weitere Informationen findest du unter dem 1. Punkt.
1. Zahlungsgarantie
2. Depositzahlung
3. Informationen für MICE Portal Air Plus Kunden
4. Informationen für Kunden mit eigener interner Buchhaltung
1. Zahlungsgarantie
- Die schnellste und unkomplizierteste Form der Vereinbarung im Vertrag ist die Zahlungsgarantie.
- Oftmals benötigen die Anbieter einfach nur eine Kreditkarte zur Garantie der Buchung.
- Der Anbieter blockt lediglich den vereinbarten Anzahlungsbetrag auf der Kreditkarte zur Garantie und hat damit die Sicherheit, dass der Betrag auf der Kreditkarte für den Anbieter reserviert ist. (Bonitätsprüfung für den Anbieter)
- Die Abbuchung des Gesamtbetrags erfolgt erst bei der finalen Rechnungsstellung nach Veranstaltungsende. Dies bedeutet, dass nur eine Gesamtrechnung nach Veranstaltungsende erstellt wird.
Unser Tipp: Es erfolgt kein Zahlungsfluss und keine Rechnungsstellung vorab. Der Anbieter erstellt lediglich eine finale Rechnung, hat aber dennoch eine Sicherheit.
Solltest du Unterstützung durch unser MICE Service Team bei der Klärung der Zahlungsmodalitäten benötigen, so kannst du diesen kostenpflichtigen Event Service in deinem Projekt jederzeit buchen!
2. Depositzahlung
- Bei einer Depositzahlung handelt es sich um eine Anzahlung die innerhalb der im Vertrag vereinbarten Frist und in vereinbarter Höhe an den Anbieter bezahlt werden muss. Andernfalls kann der Anbieter die Durchführung der Veranstaltung verweigern.
- Der Anbieter erstellt eine Rechnung in Höhe des vereinbarten Anzahlungsbetrags, der anschließend von der Kreditkarte abgebucht wird oder innerhalb Deutschlands auch per Überweisung an den Anbieter bezahlt wird.
Hinweis: Achte darauf, dass der Anbieter keine Pro-Forma-Rechnung ausstellt. Pro-Forma-Rechnungen, sind keine Rechnung im steuerlichen Sinne, sondern lediglich ein Leistungsbeleg.
Nachteil: Es werden mindestens zwei Rechnungen erstellt, eine Anzahlungsrechnung und eine finale Rechnung. Sowohl der Anbieter hat einen Mehraufwand als auch du. Beide müssen zweimal die Rechnungen prüfen und zur Zahlung anweisen.
- Zusätzlich erfolgt der Zahlungsfluss bereits kurz nach der Buchung und nicht erst nach Leistungserbringung.
3. Informationen für MICE Portal Air Plus Kunden
- Für internationale Buchungen erstellt unsere Buchhaltung eine virtuelle Kreditkarte als Sicherheitsleistung und zur Garantie der Buchung. Dieser Service der Zahlungsgarantie ist kostenpflichtig und beinhaltet die Generierung der virtuellen Kreditkartennummer, sowie die Übermittlung an den Anbieter.
- Buche zuerst das MICE Portal Service Paket zur Erstellung der Virtual Card und informiere unsere Buchhaltung über den Garantiebetrag, den du im Vertrag mit dem Anbieter vereinbart hast. Diese Informationen kannst du im Kommentarfeld bei der Buchung des Servicepaketes oder über eine Nachricht über die Projektpinnwand hinterlegen.
- Bitte beachte, dass Depositzahlungen den doppelten Aufwand der Rechnungsverbuchung und Zahlung bedeutet. Deshalb solltest du auf jeden Fall versuchen, die Garantieleistung über die Kreditkarte mit dem Anbieter zu vereinbaren.
- Bitte beachte, dass virtuelle Kreditkarten nur von Hotels, Restaurants und Transferdienstleistern akzeptiert werden, da diese beim Kreditkarten Terminalanbieter mit Merchant Type Hotel: MCC 7011 gelistet sind. Der Anbieter muss sich eigenständig um die Listung direkt bei seinem Kreditkartenpartner kümmern.
- Sollte das Hotel auf eine Anzahlung, das sogenannte Deposit bestehen, fordere bitte beim Anbieter eine Depositrechnung an. Pro-Forma-Rechnungen darf unsere Buchhaltung nicht akzeptieren, weil diese nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt sind und nicht die gesetzlichen Kriterien einer Rechnung aufweisen.
Unser Tipp: Nutze unsere Nachrichtenvorlage im Projekt, um die Rechnung beim Anbieter anzufordern.
Hinweis: Unsere Buchhaltung erstellt ohne Rechnung keine virtuelle Kreditkarte zur Zahlung einer Depositrechnung. Ohne Rechnung darf nur die Zahlungsgarantie erstellt werden.
4. Information für Kunden mit eigener interner Buchhaltung
Bitte informiere dich bei deinem Einkauf oder bei dem/der Travelmanager*in über die Vorgehensweise von Depositzahlungen und Zahlungsgarantien.
Solltest du Unterstützung bei der Regelung der Zahlungsmodalitäten im Ausland oder bei Vertragsschluss benötigen kannst du explizit diesen Service über MICE Portal Service buchen.
Sichere dir deinen Wissensvorsprung zu Trends, Neueröffnungen, Events und News aus der Branche. Mit unseren MICE News erhältst du ausgesuchte und für dich passende Informationen direkt in dein Postfach. Hier kannst du dich direkt dafür anmelden: https://blog.miceportal.com/
