![logo_mice-portal.png]](https://knowledge.miceportal.com/hs-fs/hubfs/website/layout/logo_mice-portal.png?width=108&height=40&name=logo_mice-portal.png){kind=logo}
4. Details zur Konferenz festlegen
6. Anforderungen pro Veranstaltungstag festlegen
8. Anfrage an die Dienstleister versenden
1. Neues Projekt starten
Klicke auf deiner Startseite oben mittig auf „Neues Projekt erstellen". Der Planungsassistent öffnet sich und führt dich ab jetzt Schritt für Schritt durch die Erstellung deiner Anfrage.
Hinweis: Dein Projekt wird bereits ab dem ersten Schritt automatisch gespeichert und ist ab sofort in deiner Projektübersicht aufrufbar. Du kannst die Projekterstellung also jederzeit unterbrechen und später genau dort weitermachen, wo du aufgehört hast – öffne dazu einfach dein Projekt in der Projektübersicht.
2. Event Details eingeben
Im ersten Schritt trägst du die wichtigsten Eckdaten deiner Veranstaltung ein:
- Titel – der Name deines Projekts
- Teilnehmer – die Anzahl der Teilnehmenden
- Startdatum und Enddatum – bequem über den Kalender auswählbar
- Veranstaltungsort – deine Wunschdestination
Zusätzlich kannst du festlegen, ob Anbieter proaktiv Angebote zu deiner Ausschreibung abgeben dürfen. Ist die Checkbox „Anbieter können proaktiv Angebote zu deiner Ausschreibung abgeben" aktiviert, informieren wir passende Hotels in deinem gewünschten Umkreis über dein Projekt – so bekommst du mehr Auswahl, ohne selbst suchen zu müssen. Über „Umkreis auswählen" legst du fest, ob dieser Umkreis lokal (z. B. bis 30 km) oder bundesweit gilt. Weitere Informationen findest Du in unserem Wissensartikel zu Bidaro
Tipp: Aktiviere die proaktive Angebotsabgabe und stelle den Umkreis auf „Bundesweit", wenn du besonders viele Angebote von Anbietern erhalten möchtest, die zu deinem Projekt passen.
Klicke anschließend auf „Weiter mit den Event Details".
3. Veranstaltungsthema wählen
Im nächsten Schritt wählst du das passende Thema für deine Veranstaltung, zum Beispiel:
- Gruppenübernachtung
- Tagung, Workshop, Teamerlebnis
- Komplexes Event
- Langzeitunterbringung
- Eventlocation / Eventgastronomie
- Einladungsmanagement
Zu jedem Thema kannst du über Checkboxen zusätzliche Bausteine auswählen, etwa Übernachtungen, Tagungsraum/Verpflegung/Technik, Rahmenprogramm vom Hotel oder Teamcoaching.
Hinweis: Die folgenden Schritte im Planungsassistenten passen sich dem ausgewählten Thema an. Je nach Auswahl werden dir daher unterschiedliche Fragen gestellt und andere Angaben abgefragt.
4. Details zur Konferenz festlegen
Je nach gewähltem Thema fragt dich der Planungsassistent nach weiteren Details, die für die Angebotserstellung wichtig sind, zum Beispiel bei einer Tagung:
- Bestuhlung – z. B. Theater oder U-Form
- An welchen Tagen ist Abendessen inklusive?
- Startzeit und Endzeit der Veranstaltung
Klicke danach auf „Weiter zur Anbieterauswahl".
5. Anbieter auswählen
Jetzt gelangst du in unser MICE Partner Network. Hier siehst du passende Hotels bzw. Locations zu deiner Destination, inklusive Bewertung, Anzahl Konferenzräume, maximaler Personen - Kapazität und Zimmeranzahl. Über die Karte auf der rechten Seite kannst du dir die Anbieter auch geografisch anzeigen lassen und die Karte verschieben, um weitere Ergebnisse zu laden.
Nutze die Suchoptionen links, um deine Ergebnisse weiter einzugrenzen, zum Beispiel über:
- Freitextsuche
- „Mehr Filter" (z. B. Ausstattung, Sterne-Kategorie)
- Sortierung nach Empfehlung, sowie die Schalter „Nachhaltig", „Nur Vertragspartner" und „Schnelle Antwort"
Klicke bei jedem gewünschten Anbieter auf „Hinzufügen" und bestätige deine Auswahl anschließend mit „Weiter".
Tipp: Du kannst mehrere Anbieter gleichzeitig auswählen und ihnen später alle Anfragen auf einmal zusenden – so sparst du dir Klicks und bekommst schneller vergleichbare Angebote.
6. Anforderungen pro Veranstaltungstag festlegen
Für jeden Veranstaltungstag kannst du jetzt deine Anforderungen im Detail festlegen, aufgeteilt in die Reiter „Konferenzräume", „Verpflegung" und „Kommentar". Für die Konferenzräume gibst du zum Beispiel an:
- Bestuhlung und Dauer
- Raumgröße und Raumbeschriftung
- Benötigte Tagungstechnik (z. B. Beamer inkl. Leinwand)
Über „Neues Tagungspaket" kannst du zusätzliche Räume hinzufügen, z. B. einen separaten Gruppenraum mit eigener Dauer und Bestuhlung. Über „Räumlichkeiten wählen" und „Technik wählen" ergänzt du weitere Ausstattung, und unter „Sonstige" kannst du zusätzliche Wünsche frei definieren oder als Freitext im Feld „Freier Kommentar" hinterlegen.
Tipp: Über die Checkboxen „Angaben für diese Tage übernehmen" (Alle Tage / einzelne Tage) sparst du dir doppelte Eingaben, wenn deine Anforderungen an mehreren Veranstaltungstagen identisch sind.
Sind alle Tage ausgefüllt, klickst du auf „Speichern und weiter".
7. Abrechnung festlegen
Im letzten inhaltlichen Schritt legst du die Rechnungsadresse fest und bestimmst, wie die einzelnen Leistungen abgerechnet werden sollen – jeweils wählbar zwischen:
- Veranstalter (auf Rechnung)
- Teilnehmer (Zahlung vor Ort)
- Nicht relevant
Das gilt unter anderem für Übernachtung und Frühstück, Tagungspauschale, zusätzliche Getränke, Mittag- und Abendessen, Technik/Gruppenräume, Parkplatz, Extras und sonstige Leistungen. Über „alle auswählen" je Spalte kannst du eine Abrechnungsart für alle Positionen auf einmal setzen.
Bestätige mit „Weiter und zum Projekt".
8. Anfrage an die Dienstleister versenden
Dein Projekt ist jetzt vollständig angelegt. Ein Hinweisfenster „Fast geschafft :)" erklärt dir den letzten Schritt: Erst wenn du deine Anfrage über den Button „Anfrage versenden" an die ausgewählten Dienstleister sendest, erhältst du passende Angebote – meist noch am selben Tag.
Hinweis: Du bist selbst für das Management und das Buchen deiner Veranstaltung verantwortlich. Ein Projekt wird nicht automatisch gebucht, nur weil du eine Anfrage versendest.
In der Projektübersicht siehst du deine ausgewählten Dienstleister in einer Tabelle mit Status. Du hast folgende Möglichkeiten:
- „Anfrage versenden" – sendet die Anfrage an einen einzelnen Anbieter
- „Anfrage an alle versenden" – sendet die Anfrage gesammelt an alle ausgewählten Anbieter
- „Vergleichen" – stellt die Angebote der ausgewählten Anbieter gegenüber, sobald diese vorliegen
- „Kontaktieren" – für direkte Rückfragen an einen Anbieter
- „Anfrage stornieren" – falls du eine Anfrage zurückziehen möchtest
Nach dem Versand ändert sich der Status der Anbieter auf „Unbeantwortet", und die geltende Optionsfrist wird oben in der Kopfzeile sowie im Bereich „Optionsfrist" angezeigt.
9. Projekt weiter bearbeiten
Auch nach dem Versand deiner Anfrage kannst du dein Projekt jederzeit weiter anpassen:
- Über „Hotels hinzufügen" ergänzt du weitere Anbieter
- Über „Anforderungen verändern" passt du deine Anfrage nachträglich an
- Über „Optionsfrist ändern" verlängerst oder verkürzt du die Frist für die Anbieter
- Über „Transfer, Location, Teamerlebnis, Service oder weitere Gewerke hinzufügen" ergänzt du dein Projekt um zusätzliche Leistungen
- Über „Neues Portfolio erstellen" und die Pinnwand organisierst du dein Projekt zusätzlich
Info: Zusätzlich kannst du über „Splittbuchungen aktivieren" und „Hotels einladen" dein Projekt für Sonderfälle wie Gruppenreisen mit individueller Bezahlung oder gezielte Einladungen einzelner Hotels erweitern.
Sichere dir deinen Wissensvorsprung zu Trends, Neueröffnungen, Events und News aus der Branche. Mit unseren MICE News erhältst du ausgesuchte und für dich passende Informationen direkt in dein Postfach. Hier kannst du dich direkt dafür anmelden: https://blog.miceportal.com/
